"Persoonlijk contact is toch veel belangrijker?"
Klascontact is een beproefd medium en op meer dan 700 scholen in Nederland en België actief. Op basis van de vele gebruikers en ervaringen delen we de belangrijkste vragen van scholen tijdens de eerste kennismaking met Klascontact en delen we met u de oplossingen uit de praktijk.
Persoonlijk contact is toch veel belangrijker?
Hoe zit het met roddelen en negatieve uitlatingen van ouders over de school?
Krijgen we er als leerkracht nog een taak bij?
Waarom is Klascontact niet gratis net als Facebook?
Wat is ervoor nodig om Klascontact succesvol in te zetten?
Persoonlijk contact is toch veel belangrijker?
Klopt! Persoonlijk contact is inderdaad het belangrijkst. Het persoonlijke contact wordt echter gestimuleerd door het gebruik van een communicatieplatform, want niet alle ouders kunnen op school komen of hebben de tijd om op school het persoonlijk contact aan te gaan. Denk bijvoorbeeld aan ouders met meerdere kinderen (in verschillende klassen of op verschillende scholen), ouders die werken, de gescheiden ouders, allochtonen ouders die problemen hebben met de Nederlandse taal, maar ook de laaggeletterde ouders die de briefjes niet goed begrijpen. Deze mensen hebben niet altijd de mogelijkheid om bij het halen en brengen het contact aan te gaan met de leerkracht. Ook is het voor ouders onderling vaak onmogelijk om contact met elkaar te maken of te onderhouden. Voor een korte vraag werkt email of bellen drempelverhogend en worden vragen niet altijd gesteld en dat is een gemiste kans voor de school.
Hoe bereik je als school alle ouders en hoe betrek je alle ouders in de school als persoonlijk contact niet altijd mogelijk is?
De meeste informatie (zoals activiteiten, agenda, huiswerk, 10-minutengesprekken, ouderavonden, nieuwsbrieven) die tussen ouders en school uitgewisseld wordt, geschied via verschillende communicatievormen van briefjes die meegegeven worden aan de kinderen, aftekenlijstjes die aan de muur hangen bij de klas, middels email tot aan berichten op de website. Deze verschillende manieren van communiceren maakt het voor de ouders onoverzichtelijk en niet gemakkelijk om de informatiestroom te structureren.
Veel ouders zijn online te vinden en bovendien vertrouwd met social media zoals Facebook, Hyves, LinkedIn en Twitter. Het zijn vanzelfsprekende en niet meer weg te denken communicatiemiddelen geworden en waarom dan niet op school? Klascontact biedt de mogelijkheid om naast het persoonlijk contact, het contact ook online te intensiveren, zodat de communicatie van school ook aansluit bij de behoefte van communicatie van deze tijd. Alle communicatie rondom de leerling is terug te voeren naar één centrale plek. Dit biedt meer garantie voor de school dat de informatie juist ontvangen wordt en dat de school bereikbaar is voor alle ouders, niemand meer uitgezonderd.
Hoe zit het met roddelen en negatieve uitlatingen van ouders over de school?
Negatieve uitlatingen over de school of leerkracht is een zorg voor elke school en iets dat een school uiteraard wil voorkomen.
Hoeveel zicht en grip heeft de school op wat er op het schoolplein of buiten de school gezegd wordt door de ouders? Negativieit tussen ouders onderling ontstaat ook op het schoolplein, maar daar heeft de school niet altijd zicht op en zeker geen grip op. Vaak kunnen situaties uit de hand lopen, omdat er niet vroegtijdig ingegrepen kan worden. Klascontact biedt de mogelijkheid om dit juist wel te doen door:
- Alle communicatie inzichtelijk te maken. Als school ontvangt u een schoolcode. Met deze code kunt u alle openbare berichten van alle klassen lezen en verwijderen. U heeft dus in één oogopslag zicht op wat er bij de ouders en op school leeft.
- Ouders en leerkrachten te verwijzen naar de 'gedragscode' van Klascontact, die te vinden is op de website. U kunt deze gedragscode aanvullen met visie en beleid van de school als het gaat om communicatie. Wanneer er duidelijk afspraken over het gebruik van het platform en communicatie worden gemaakt vanuit de schoolleiding, is het makkelijker om mensen op hun verantwoordelijkheid aan te spreken.
- Mocht het zich toch voordoen dat ouders uitingen doen die niet gepast zijn, dan kan de school het bericht zien, direct verwijderen en de desbetreffende ouder wijzen op de gedragscode of een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek om het probleem zo snel mogelijk op te lossen.
Klascontact biedt dus de mogelijkheid om preventief te werk te gaan als het gaat om miscommunicatie en negatieve uitlatingen.
Krijgen we er als leerkracht nog een taak bij?
De implementatie zal wat tijdsinvestering vragen van alle betrokkenen, zowel ouders, leerkrachten en schoolleiding. Dat is ongeveer de eerste drie maanden. Het is dan voor iedereen nieuw, maar naarmate Klascontact ingeburgerd is, is het een investering die leidt naar tijdwinst, verbetering van de communicatie en een hogere ouderbetrokkenheid.
Hoeveel tijd zijn leerkrachten kwijt om ouders te bereiken?
Leerkrachten hebben een vol weekprogramma met de kinderen en soms gaat er veel tijd verloren aan zaken die hier niks mee te doen hebben en juist daarom is Klascontact ontwikkeld. Vaak is een leerkracht namelijk best veel tijd kwijt om ervoor te zorgen dat iedereen op de juiste tijd en plaats paraat staat, maar ook het gelobby van het vinden van ouders voor activiteiten vraagt veel aandacht voor de leerkracht, maar ook de klassenouders. Door het gebruik van Klascontact;
- zijn briefjes bij de klas overbodig, bevestiging op activiteiten gaat overzichtelijker, sneller en ook ouders die niet op school komen, kun je nu gemakkelijk bereiken;
- wordt de leerkracht niet belast met alle vragen, want ouders zullen onderling elkaar helpen, omdat vragen inzichtelijk zijn voor zowel de leerkracht als de ouders;
- doe je mee aan kostenbesparing en tijdsbesparing, omdat kopietjes overbodig worden;
- worden documenten in een handomdraai online gezet worden en er is nooit meer een ouder die zegt: 'ik heb de informatie niet ontvangen!';
- zijn de contactgegevens van ouders altijd actueel en direct paraat;
- zijn alle berichten en emailadressen overzichtelijk en makkelijk terug te vinden;
- kun je met één druk op de knop berichten naar alle ouders versturen, geen 'copy paste' meer van alle emailadressen;
- bespaar je tijd met het versturen van uitnodigingen en het organiseren van activiteiten, evenementen en ouderavonden. Ouders kunnen nu snel en overzichtelijk bevestigen of ze wel of niet komen, of ze meedoen
- iets meebrengen. Hierdoor weet je als leerkracht op wie je kunt rekenen of wie je nog dient te benaderen.
- kun je alle ouders snel bereiken, ook de ouders die weinig op school komen, aangezien de berichten van Klascontact op een mobiel te lezen is.
Tips voor leerkracht:
- Maak duidelijke afspraken met ouders over je beschikbaarheid op Klascontact. Spreek een vaste tijd van de dag af, zodat ouders weten wanneer jij Klascontact zal bekijken en eventuele vragen kan beantwoorden.
- Je kunt bij 'Bekijk mijn profiel' ervoor zorgen dat mensen jou niet zien wanneer je online bent.
- Betrek de klassenouders zoveel mogelijk bij de implementatie. Zij zijn al het aanspreekpunt voor de klas en ze zullen Klascontact verwelkomen, omdat het veel minder tijd voor hen kost om ouders te bereiken. Zorg dat zij goed ingewerkt zijn in Klascontact.
- Vertel zoveel mogelijk wat je doet in een week met de kinderen, welk thema je gaat behandelen of wat het huiswerk is en zet de toetsweken in de agenda. Door als leerkracht actief de leerstof te delen met de ouders, komt het de leerontwikkeling van leerlingen ten goede niet alleen op school, maar ook thuis.
Waarom is Klascontact niet gratis net als Facebook?
Voor Klascontact vragen we een jaarlijkse licentieprijs, maar er zijn vele sociale netwerken die gratis zijn, dus waarom niet kiezen voor een gratis variant? Klascontact is speciaal ontwikkeld vanuit de behoefte van ouders en is in samenwerking met scholen tot stand gekomen. Alle functionaliteiten zitten erin die voor de school en ouders nodig zijn om optimaal met elkaar te kunnen communiceren. Hieronder de belangrijkste verschillen tussen Klascontact en andere gratis social netwerken, zoals Facebook of Hyves:
Wat is ervoor nodig om Klascontact succesvol in te zetten?
Om Klascontact succesvol in te zetten, is het belangrijk dat Klascontact schoolbreed wordt ingezet en dat het door zowel de schoolleiding, leerkrachten als ouders gebruikt wordt.
Hoe pak je het aan? Hier volgt een stappenplan voor de opstart van Klascontact:
- Doelstelling helder formuleren: ‘Waarom willen we als school Klascontact inzetten?’ Bijv. verbetering van communicatie of vergroten van ouderbetrokkenheid. Klascontact wordt dan niet het doel, maar een middel om de doelstelling te bereiken.
- Gedragscode (zie website) en (huis)regels opmaken omtrent communicatie binnen Klascontact en dit naar alle betrokkenen communiceren.
- Maak groepen aan met uw schoolcode. Stuur de Klascode toe naar de leerkracht(en) en ouders met een begeleidend schrijven dat Klascontact introduceert (op de website is een voorbeeldbrief te vinden).
- Organiseer een ouderavond om Klascontact te introduceren, te demonsteren en toe te lichten.
- Start eerst met één klas en een enthousiaste leerkracht, die vervolgens als ambassadeur kan dienen voor de rest van de school.
- Help leerkrachten en ouders op weg die angst hebben om ICT of Social Media in te zetten als communicatiemiddel.
- Biedt een (ICT)ruimte aan voor ouders die andere ouders op weg willen helpen met Klascontact. Ouders helpen elkaar graag verder, omdat Klascontact inspeelt op een behoefte van ouders: ‘onderling contact versterken in het belang van de leerontwikkeling en emotioneel welbevinden van de kinderen.’
- Betrek MR en OR bij het opstartproces. Voor de MR en OR is Klascontact een belangrijk instrument om ouders met elkaar te verbinden. Zij zijn direct enthousiast en gemotiveerd om met Klascontact aan de slag te gaan, want zij kunnen vanuit hun rol nu eindelijk de ouders makkelijker bereiken. Zij kunnen de school ook werk uit handen nemen door de openbare berichten voor u te monitoren en een verslag uitbrengen, zodat u met elkaar naar constructieve oplossingen kunt toewerken bij u op school.
Tip!
U kunt ook aparte groepen aanmaken voor de leerkrachten, OR en MR, zodat zij in die groep ook eenvoudig, snel en veilig met elkaar kunnen communiceren.
Klascontact kan ook integraal aangeboden worden op uw website, zodat ouders via de website kunnen inloggen in Klascontact en de traffic naar uw website gewaarborgd blijft. Ouders van nieuwe leerlingen kunnen op uw website zien dat uw school communicatie met ouders belangrijk vindt. Dat kan doorslaggevend zijn in het maken van een keuze voor een school.